Rabu, 10 Oktober 2018

Benchmarking Pustakawan UIN Maliki Malang (2) : Perpustakaan Universitas Indonesia


Tantangan perpustakaan (kampus) di era digital semakin kompleks. Mahasiswa tidak hanya dihadapkan pada banyaknya informasi tapi juga kesulitan untuk memilah dan memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kalo perpus ga peka sama perkembangan zaman dan kebutuhan mahasiswa saat ini, siap-siap deh ditinggalin. Mahasiswa lebih milih apa yang ada di genggaman (gadget) dibanding capek-capek jalan kaki ke perpus.

"I don't need the library, it's too big, too complicated, and anyway, everything worth having is on the Internet," the bright eager undergraduate answered the ancient faculty member who recommended using the library.

"Anyway, the library's catalog is on-line, and I can look at it if I need stuff," she concluded.

"But maybe you'll need one of the real books that they have in the library," the old professor suggested.

"Maybe," she conceded, "but probably not, and anyway, if there's a source on line, I'll always use it before anything in the library."
Sumberklik di sini

Kamis pagi (20/09/2018), setelah berdandan rapi kami berjalan dari penginapan menuju perpustakaan. Rencananya, mau cari sarapan dulu karena jadwal sharing sesion kami di perpus jam 9 pagi. Mampir deh pada akhirnya setelah muter-muter, di kantin Fasilkom. Makanan dan minuman yang dijual di sini enak- enak dan murah untuk ukuran anak UI. Zaman magang dulu dikasih tau sama pegawai perpus, "kalo mau makan di kantin Fasilkom aja. Jangan di perpus, mahal-mahal. Bukan selera Indonesia". Wkwk.

Depan perpustakaan UI (pintu arah rektorat) terdapat Pohon Baobab yang punya julukan 'pohon abadi' (Ariel mode on...tak ada yang abadi...ooo). Pohon ini langsung didatangkan dari Afrika lho. Batangnya besaaar sekali, ga cukup dipeluk beberapa orang. Bapak-bapak antusias dan menyempatkan berfoto di depannya sebelum masuk perpus.

Kurang lebih pukul 9.00 pagi, rombongan kami diterima oleh bagian Humas di ruangan kepala perpustakaan. Acara berlangsung santai. Kami dijelaskan sekilas tentang Perpustakaan UI secara garis besar. Layaknya perpustakaan kampus besar pada umumnya, kami dibuat takjub pada berbagai jenis layanan dan kegiatan yang dilakukan di Perpustakaan UI.

...(Di ruangan yang sama tahun 2012 lalu, saya dan seorang teman disambut langsung oleh Kepala Perpustakaan UI, Ibu Luki Wijayanti. Jadi pada awalnya, saat kami datang Bu Luki sedang kunjungan ke Korsel. Begitu beliau sudah pulang, kami diberitahu oleh Bu Ambar, "dipanggil ibuk ke ruangannya". Kami diajak berbincang dan diberi oleh-oleh permen dari Korea, woohoo. Sempet foto-foto jugak. Merasa tersanjung; apalah kami dua mahasiswa Diploma 3 dari pelosok Lampung. Perpus universitas berkelas dengan sambutan berkelas pula).

###
 
Sesi selanjutnya adalah tanya jawab seputar manajemen dan pelayanan perpustakaan. Pada awalnya dipandu oleh Bu Mariyah karena Bu Etty sebagai koordinator administrasi dan layanan sedang ada acara di rektorat. Ada beberapa pertanyaan terkait hal teknis yang tertunda karena yang memiliki pengetahuan dan kewenangan untuk menjelaskannya yaitu Bu Etty, belum datang. Setelah Bu Etty datang, acara dilanjutkan kembali.

Struktur organisasi Perpustakaan UI saat ini dengan kepala perpusnya Bapak Fuad Gani, lebih ramping. Hanya ada 3 koordinator yaitu: Koordinator Layanan Perpustakaan (Bu Mariyah), Koordinator Manajemen Pengetahuan (Bu Laely Wahyuli) dan Koordinator Administrasi Umum dan Fasilitas (Bu Etty Setyawati). Hal ini membuat saya bertanya-tanya, soalnya pas tahun 2012 dulu, ada kurang lebih 9 orang koordinator (mulai dari TI, layanan, fasilitas umum dan sebagainya). Beda yang mimpin, beda cara. Apapun itu, semoga tetap kereeen!

Tentang pengelolaan denda di Perpustakaan UI. Fyi, denda keterlambatan buku di Perpus UI adalah Rp 1000 per buku per hari. Mihil bingit yak! Sebenarnya masuk kategori "kebangetan" kalo sampe didenda soalnya pihak perpus udah ngasih kemudahan banget buat perpanjangan, bisa via telpon ataupun email. Masa pinjamnya juga lama banget, 2 minggu plus 2 kali masa perpanjangan.

Nah kalo mahasiswa dendanya sampe digitnya 6 dan mereka ga sanggup bayar, perpus bisa kasih keringanan berupa pertukaran 'tenaga'. Apa itu? Jadi, mahasiswa yang ga sanggup membayar dendanya itu 'bekerja' di perpus sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan jumlah nominal denda mereka. "Hukuman" yang diberikan itu semata-mata untuk memberikan pelajaran karena terlambat mengembalikan buku = menutup kesempatan pemustaka lain untuk mendapatkan informasi.

Terkait denda, Bu Etty melontarkan pertanyaan yang cukup membuka cara berpikir kami, "denda itu pendapatan atau bukan? Kalo iya, berarti perpustakaan dituntut untuk meningkatkan pendapatannya tiap tahun. Ayo dong mahasiswa pada telat balikin bukunya biar dendanya banyak, biar pendapatan perpus meningkat tiap tahunnya. masa' githu?! Khan enggak. Receh banget kalo kita ambil pendapatan dari denda mahasiswa. Kantong mahasiswa itu berapa sih, bapak ibu, ga kasian kah? Kalo di sini kami menyebutnya 'penerimaan'.

Di UI, pengelolaan denda dilakukan oleh pihak perpustakaan sendiri; ga semua perpus begini lho. Sebagai gambaran, Perpustakaan UIN Maliki Malang menyerahkan semua denda yang didapat ke rektorat (bahkan uang fotokopi yang didapat per hari). Ketika pengelolaan denda dilakukan oleh perpus sendiri maka tentu saja untuk kebaikan perpus dan pemustaka. Denda digunakan antara lain untuk menyekolahkan pegawai; membayar tenaga lepas bagian shelving, dan hal sederhana seperti membelikan oleh-oleh misal ada salah satu staf yang diutus keluar kota (atau luar negeri), ini bikin melting!

Sebagai non-profit organization atau lembaga yang tidak mengumpulkan laba (keuntungan) dalam melakukan layanannya, UI tetap menargetkan pemasukan. Dari mana? dari kunjungan non civa UI. Pengunjung Non UI dan alumni harus membayar sebesar Rp 5000 dan pelajar (menunjukkan kartu pelajar aktif) Rp 2000. Pustakawan harus pula pintar 'berbisnis'.

(Ketika sedang menjelaskan, Mbak Cempaka (atau Mbak Mutia ya, lupak) 'keceplosan' mengucapkan kata "ayah" untuk menyebut bapak kepala perpus. Ga terlalu heran, di Perpustakaan UI ini hubungan kekeluargaan dijaga sebagaimana menjaga hubungan profesionalitas kerja). 

In my opinion, sesi sharing yang ga sampe 2 jam ini lebih bermanfaat dan kerasa dibanding seminar atau workshop seharian.

###

Berfoto di jembatan yang menghubungkan antara gedung perpustakaan dan ruang pimpinan. Keren banget ukiran yang ada di jembatan (kata BACA dalam berbagai bahasa)
###

Yang bikin iri dari manajemen SDM Perpus UI adalah bagaimana mereka 'memperlakukan' para staf (pustakawan maupun non). Semua staf diberi kesempatan yang sama untuk berkembang; untuk menambah kompetensi pribadi, tua maupun muda. Maka diadakanlah pelatihan desain, diikutkan seminar non perpustakaan (tentang kecakapan diri, dll), dan diberikan KEPERCAYAAN untuk menjadi panitia kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh perpustakaan.

Pimpinan TIDAK selalu benar; Ada kalanya mengambil keputusan atau membuat suatu kebijakan namun tidak sesuai dengan yang terjadi di lapangan. Disitulah saatnya musyawarah dilakukan. Pimpinan menerima masukan dari bawahan, dan bawahan merasa dihargai karena pendapatnya didengar.


Konsep yang diusung di Perpustakaan UI adalah konsep perpus abad 21 yang memberikan lebih banyak space untuk 'orang' dibanding 'koleksi'. Perpustakaan difungsikan sebagai learning common. Ruang pembelajaran. Meeting point berbagai disiplin ilmu. Diharapkan dengan diskusi-diskusi yang dilakukan di perpustakaan, terlahirlah ide-ide yang berguna bagi pembangunan bangsa dan negara. Fasilitas belajar mandiri, meja diskusi dan ruang diskusi tertutup disediakan FREE bagi mahasiswa. Pokonya dibikin gimana caranya mahasiswa tuh pada betah deh ngabisin waktu di perpus. Colokan diperbanyak di semua tempat, WIFI oke, tempat buat lesehan atau jajan, ada. Nikmat perpus mana yang kamu dustakan, wahai?

###

Salah satu layanan baru Perpustakaan UI- Ruang baca dosen dan mahasiswa pascasarjana. Semacam klinik yang 'dokternya' adalah Bu Clara, salah satu pustakawan terbaik yang dimiliki oleh Perpus UI. Layanan ini membantu dosen atau mahasiswa yang bingung menentukan topik penelitian atau membantu hal-hal lain yang berkaitan dengan akademik. Keren ya! Lebih private dan mendalam.

###

Ruang komputer atau anak UI biasa menyebutnya 'Kebun Apel'. Ruang internet yang berisi 100 sekian PC dengan kecepatan-nya yang disukai milenial. Merk PC yang digunakan tidak terkait dengan lembaga yang disponsori oleh salah satu perusahaan gadget terbesar di dunia itu, melainkan karena pertimbangan operasional like lebih bebas virus dll. Mahasiswa bebas mengakses situs apapun (Youtube, Twitter dan lain sebagainya). Layanan komputer ini buka mulai pukul 8.00 sampai dengan 21.00. Oiya yang bisa memanfaatkan layanan ini hanya civitas akademik UI aja lho ya.

###

Tas tenteng transparan milik perpustakaan. Digunakan untuk memudahkan pemustaka membawa barang-barang pribadi seperti buku catatan atau netbook. Juga, untuk membawa buku yang dipinjam atau akan dikembalikan. Idealnya, tiap perpustakaan (besar) menyediakan tas ini untuk pemustaka. Tas tersebut sengaja dibuat transparan demi mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan berkaitan dengan keamanan bahan pustaka (menghindari pencurian atau mencegah mahasiswa membawa barang-barang yang tidak perbolehkan semisal makanan dan minuman).

###

Galeri karya Perpustakaan UI yang memamerkan buku karya civa UI dan tentang UI. Selain itu, di-display juga beberapa buku yang bakalan menarik minat pemustaka; Apa definisi "buku menarik" itu? Buku-buku bertema tertentu, misal lagi musim Piala Dunia, dipajang deh buku yang berkaitan dengan itu. Buku yang unik (bentuknya) misalkan berbentuk cake, rokok cerutu dan bola gepeng. Dari mana dapatnya? Beberapa ada yang dibeli di event BBWB atau Big Bad Wolf Book (udah pernah kesitu? seru lhoh!).

###

Dengan lugas dan hangat, Mbak Mutia dan Mbak Cempaka memandu kami ke ruang kerja pustakawan dimana semua staf berkantor di sini (kecuali yang memiliki ruang layanan sendiri seperti misalnya Bu Clara). Dulunya, semua staf mulai dari humas, keuangan, TI, dan lainnya ada di ruangan ini. Namun saat ini, demi efisiensi dan kemudahan pendelegasian tugas, ada beberapa staf (bagian administrasi) yang berkantor di lantai 2 di ruangan kepala perpustakaan. Tidak ada sekat tinggi antar meja di sini; semua terlihat sedang mengerjakan apa. Jadi inget dulu; kalo pas abis ada yang kunjungan luar kota atau luar negeri, Bu Ambar dengan tekun membagi oleh-oleh ke tiap meja staf. Saya pernah dikasih Beng-beng. Sederhana si, cuma kena banget! Bisa dibilang ruangan ini adalah meeting point para pustakawan dan staf. Ada meja kursi untuk makan, tempat shalat dan juga toilet.

###


Kalo mau liat salah satu sample perpustakaan universitas yang ketje ya Perpustakaan UI ini. Tidak hanya keren dari sisi jasmani (gedung perpustakaan, koleksi, sarana dan prasarana), tapi juga ruhani (manajemen SDM, profesionalitas kerja, pengembangan kompetensi staf perpustakaan, dll). UI gitu lhooo. Harapannya sepulang dari sini, tidak hanya euforia sesaat (kagum dengan segala ke-wah-an yang ada di Perpustakaan UI) namun dapat "membawa pulang dan mengaplikasikan" semua hal baik yang kami terima dalam kunjungan kali ini demi terwujudnya layanan prima kepada civitas akademik UIN Maliki Malang. Amin-kan.


Alamat lengkap:
Perpustakaan Universitas Indonesia
Gedung The Crystal of Knowledge, Perpustakaan UI
Kampus UI, Depok 16424.
Telepon: (021) 7270751, 7270159, 7864134.
Faks: (021) 7863469.
Fb: Universitas Indonesia Library
Twitter & Instagram: @UI_library

0 komentar:

Posting Komentar