Benchmarking Library (I) : Kunjungan ke Perpustakaan Pusat Universitas Gadjah Mada

Sebuah organisasi yang baik tentu saja harus terus mengembangkan diri; menyatu dengan kemajuan zaman. Begitu pula sebuah perpustakaan. Teknologi yang berkembang kian cepat, mau tidak mau "menuntut" perpustakaan beserta SDM didalamnya berbenah untuk memberikan layanan terbaik untuk pemustaka. Demi menjawab itu semua, pada tanggal 18 – 19 Agustus 2016 kemarin, Pusat Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang melakukan benchmarking ke 3 perpustakaan perguruan tinggi di Yogyakarta. Ke-3 perpustakaan itu adalah Perpustakaan UGM (Perpus PTN), Perpustakaan UII (perpus PTS) dan Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga (perpus PTAIN).

Starting point keberangkatan adalah di depan Masjid Tarbiyah UIN Malang. Bus hijau UIN yang besar sudah menunggu kami. Tepat pukul 6.30 pm, dipandu doa bepergian oleh Pak Imam Suprapto, kami berangkat. Rute yang dipilih adalah Malang – Kediri – Nganjuk – Madiun – Ngawi – Sragen – Solo – Jogja. Rombongan ini terdiri dari 21 orang pegawai perpustakaan (termasuk satpam dan OB). Hanya 5 orang yang berhalangan ikut karena udzur syar'i. So, bus UIN yang harusnya dapat memuat kurang lebih 50 orang itu, kami tempati satu-satu. Lowong!

Bus melaju dengan santai namun pasti, diiringi suara-suara 'artis perpus' yang asyik berkaraoke. Pak Mufid, Pak Edi, Pak Sugiarto, Imam dan Heni bergantian menyumbangkan suaranya. Malam terasa panjang, bus yang melaju tanpa hambatan perlahan membuat kami terlelap. Sekitar pukul 4.00 am saya dibangunkan oleh Alex. "Mbak, bangoon". Bus kami berhenti di sebuah rumah makan di jalan lintas Solo - Jogja. Disana kami sekalian mandi, shalat subuh dan juga sarapaaan! Wenaak diks.

Sekitar pukul 7.30 am bus memasuki komplek kampus UGM. Setelah merapikan diri, sisiran sana-sini, kami langsung menuju gedung perpustakaan yang berada tepat di belakang Grha Sabha Pramana UGM. Kami disambut dengan baik oleh tuan rumah dan diminta menunggu karena jadwal 'penerimaan' kami itu sebenarnya pukul 9.00 am. (terlalu semangaaat ehehe). Bapak-bapak sudah menghilang masing-masing, melihat sekitar.

Beberapa saat kemudian kami dipersilahkan untuk naik ke lantai 2 menuju ruang pertemuan, tempat dimana acara penyambutan berlangsung. Acara dipandu dengan santai oleh Humas Perpustakaan UGM, Ibu Nurcahyati Wahyuni. Suatu kehormatan bagi kami karena Ibu Dra. Nawang Purwanti, M.Lib selaku Kepala Perpustakaan UGM berkenan untuk memberikan sambutan yang hangat dan memaparkan sekilas tentang Perpustakaan UGM. Ibu Nawang didampingi oleh Bapak Wahyu Supriyanto selaku Kabid Layanan. Ada banyak hal menarik yang bisa kami (saya) pelajari di Perpustakaan UGM ini sebagai salah satu perpustakaan dari kampus tertua di Indonesia. Arah layanan Perpustakaan UGM adalah pengembangan e-resources atau sumber-sumber informasi online. Pihak kampus menggelontorkan buanyak dana untuk melanggan jurnal elektronik dan e-book.

Perpustakaan UGM sudah memberikan layanan interlibrary loan (pinjam antar perpustakaan) namun masih sebatas di perpustakaan yang berada di lingkungan UGM, belum keluar kampus. (setahu saya di Indonesia belum ada interlibrary loan antar kampus). Setelah pemaparan oleh Ibu kepala perpustakaan, dibuka sesi tanya jawab. Mbak Ari Zuntriana (yang saat ini sedang studi S2 di UK, ehemm) bertanya mengenai peningkatan skill SDM di Perpustakaan UGM, apa saja kah? Pertanyaan tersebut langsung ditanggapi oleh Bu Nawang; Peningkatan skilll pustakawan dilakukan antara lain dengan memberikan pelatihan menulis, pelatihan dari balai bahasa maupun dari dosen-dosen. Oiya, di kampus UGM ini mahasiswa yang akan mengumpulkan tugas akhir sebagai salah satu syarat wisuda, hanya diminta untuk unggah mandiri dengan alur yang sudah sangat jelas ada di web juga di x-banner yang dipasang di bagian depan perpustakaan. Mereka tidak perlu mengumpulkan dalam bentuk tercetak.

Yeay! Kantin di dalam perpustakaan

Ruang akses jurnal dan tugas akhir

Setelah acara ramah tamah dan tanya jawab, kami diajak untuk library tour (aah, ini yang saya tunggu-tunggu). Kami langsung menuju ruang tugas akhir mahasiswa, reading cafe dan ruang komputer yang berada di lantai 2. Cukup ramai mahasiswa yang sedang mengerjakan tugas sembari ngemil. Iyap, ada kantin di lantai 2 dimana pemustaka bisa membeli makanan dan minuman ringan. Asyik ya! Bisa ngerjain tugas tanpa takut kelaparan maupun jauh-jauh jajan ke kantin. Namun tetap, ada space-nya tersendiri yang terpisah dari ruang koleksi buku. Kalo dekat-dekat, buahayaaaa!

Selanjutnya naik ke lantai 3, ruangan Hatta Corner. Koleksi buku-bukunya sudah tua dan sangattt tua sehingga perlu untuk dialihmedia-kan agar informasi yang terkandung didalamnya tetap terjaga dan bisa diakses sampai kapanpun. Koleksi Hatta Corner ini merupakan hibah dari Yayasan Hatta yang dahulunya berada di Kota Jogja. Hatta Corner ini menjadi salah satu layanan khusus yang dimiliki oleh Perpustakaan UGM dan tidak dimiliki oleh perpustakaan kampus lain.

Buku-buku tua koleksi Hatta Corner yang akan dialihmedia-kan

Serius amat Pak, Bu?

Salah satu petugas yang sedang mendemonstrasikan alat alihmedia koleksi perpustakaan

Ruangan terakhir yang kami kunjungi adalah ruang koleksi sirkulasi. Disini kami tidak berkeliling sana-sini karena ruangannya tidak terlalu lebar. Kami diterima oleh pustakawan bagian layanan dan dijelaskan mengenai peminjaman mandiri di perpustakaan UGM. (Semandiri-mandiri nya layanan perpustakaan, tetap harus ada 'human' yang memverifikasi. Jadi ya tidak 100% 'machine' sebenarnya).

Ruang koleksi sirkulasi

Please visit Lib UGM untuk tahu lebih lengkap tentang Perpustakaan Pusat UGM. Insya Allah, lengkap, padat dan jelas! (Buat saya di zaman yang serba digital ini sangat penting memiliki web yang terus di update. Itu seperti wajah maya perpustakaan; miniatur perpustakaan yang akan dilihat pertama kali oleh semua orang di penjuru dunia).

Pokoknya Perpustakaan UGM, keren lah! Terima kasih atas sambutan hangat dan ilmu yang sangat bermanfaat. Semoga suatu hari bisa jadi civitas akademik disini, hehe amin-kan banyak-banyak, temans!